Martedì in ufficio, mercoledì a casa, giovedì riunione in presenza: quanto è difficile per un’azienda di medie e grandi dimensione gestire lo spazio a disposizione e il calendario delle presenze ora che la metratura diminuisce a causa dello smart working sempre più diffuso e capillare. Questa, insieme a molte altre, è una delle più evidenti conseguenze del lavoro ibrido, perché tagliare il numero delle scrivanie, ora che le spese energetiche iniziano a pesare sul bilancio, è un notevole vantaggio per gli imprenditori. Un calcolo molto semplice aiuta a capire i benefici economici di questa nuova normalità: due giorni in ufficio e 3 da remoto, significano il 60% delle postazioni libere, quindi, in poche parole, con 5 piani prima occupati, se ne possono liberare ben 3, compresi posti auto e posti in mensa, senza poi calcolare il risparmio sulle pulizie, sulle utenze, sull’energia. Ma come è possibile organizzare i tempi senza ricorrere in errori? Non basta una ridefinizione per ottimizzare gli spazi nel luogo di lavoro, l’evoluzione dell’ufficio ha bisogno anche di tecnologia perché con un sistema tradizionale, il rischio di andare incontro a intoppi e criticità che compromettono l’operatività resta evidente. Addio alla prenotazione “manuale” il dubbio di trovare la scrivania o la sala riunioni già occupata è altissimo. Meglio usare le nuove tecnologie.
Hot desking, il posto non è più fisso
Probabilmente in futuro pochi avranno una scrivania “di proprietà”: niente più piante e foto ricordo alle pareti, nessuna cassettiera in cui riporre i propri oggetti personali e nemmeno i solito vicino di “banco” con cui scambiare due chiacchiere. Lo spazio sarà condiviso da tutti che a turno occuperanno, previa prenotazione, uno spazio per un uso temporaneo. Gli inglesi hanno battezzato questa nuova pratica “hot desking”, che è semplicemente un nuovo modello di utilizzo dei luoghi fisici di lavoro che consiste nel mettere a disposizione le postazioni per
ogni giorno e lasciare che il dipendente prenoti quella che preferisce, a seconda ovviamente della disponibilità. Un sistema complesso che richiede software gestionali facili e intuitivi da usare attraverso un’App per cellulare o tramite web. La logica non è molto differente da quella che già siamo abituati a usare per scegliere la camera d’albergo o l’auto del car sharing, anche se in questo caso le necessità sono più differenti. Attraverso un’unica piattaforma, si possono verificare gli spazi liberi e magari gestire anche le apparecchiature necessarie per le videoconferenze. Sarà più semplice gestire le riunioni “ibride” per collegare contemporaneamente le sale “fisiche” e virtuali, si potrà in automatico convocare i partecipanti e controllare attraverso sensori quante persone entrano e escono. Per poi segnalare che lo spazio è libero pronto per la pulizia.
Alcuni esempi di gestione
Molte aziende ormai offrono un servizio chiavi in mano che consente di garantire una fruizione adeguata delle sale riunioni e delle scrivanie nel rispetto delle normative e della sicurezza.
Un processo di prenotazione autonomo, agile e flessibile rappresenta per l’azienda la certezza di poter garantire la massima operatività in qualsiasi occasione e a fronte di qualsiasi cambiamento futuro. Come EMS software di Accruent che offre una serie di funzionalità all’interno di una piattaforma aperta ed estendibile, che permette anche la gestione facilitata degli eventi. AskCody fornisce una soluzione unificata per la gestione delle riunioni che può essere integrabile con Outlook e Microsoft 365. Condeco è uno dei big nel mercato dei software consente anche di gestire la programmazione dei visitatori insieme ai vari servizi e alle videoconferenze con un unico sistema. Robin, che vanta fra i suoi clienti aziende come HubSpot, Shopify e Twitter, dispone di software specifici per la gestione degli spazi. Di uso intuitivo, abilita alla prenotazione rapida delle sale riunioni con una visibilità istantanea sull’occupazione degli spazi in ogni momento. Il sistema prenotazione sala riunioni di Teem, prevede anche l’integrazione con GSuite, in modo da poter prenotare la stanza in pochi passi tramite Google Calendar, e supporta questa funzione anche in mobilità. L’azienda Durante propone invece Space Booking per gestire e prenotare sale riunioni, ma anche spazi collaborativi virtuali che include servizi di conference e meeting (compresi intepretariato, catering eccetera). È integrabile con il pacchetto Office365 e la Google Suite ed è in grado di fornire report precisi sull’utilizzo delle risorse fisiche e virtuali, rendendo facilmente condivisibili le informazioni.
Io.T il futuro dell’intelligenza artificiale
Ma se tutto gira attorno alla scrivania, perché allora non renderla “intelligente” e connessa alla rete? Sembrerebbe una scena tratta dal film Minority Report, ma è una realtà perché la tecnologia è già pronta a portare anche l’intelligenza artificiale all’interno dei prodotti di design. Dalla collaborazione con IVM, società che si occupa di arredi per ufficio e Dgrove con una grande esperienza Smart Business Solutions è nata l’idea di una scrivania connessa al cloud. È un vero e proprio smart desk capace di integrare all’interno del prodotto una scheda hardware che dialoga con un “gateway” che a sua volta invia una serie di dati, che vengono restituiti sotto forma di informazioni via App. L’utente ha la possibilità di prenotare una scrivania e, nel momento in cui vi si accosta e viene autenticato via Bluetooth o Rfid (la tecnologia di identificazione automatica basata sulla propagazione nell’aria di onde elettro-magnetiche) potrà per esempio regolare la luce in base al proprio profilo. Da anni Tecno sta implementando Dina il software di gestione della linea di prodotti io.T che ne permette il monitoraggio, la gestione e il controllo di arredi, accessori, servizi e spazi in tempo reale. Il software multi protocollo è in grado di riconoscere e controllare tantissimi protocolli di comunicazione per luci, tende, sistemi di condizionamento, audio e video senza limiti di integrazione ed espansione. È declinata nel mondo dei grandi uffici, nelle realtà di co-working, in ambito hospitality e all’interno dei grandi aeroporti. Permette la prenotazione e attraverso un sistema personalizzato di profilazione trasforma l’utente in persona riconosciuta. Il sistema è in grado di abbinare la persona alle sue esigenze, alla postazione in uso regolando temperatura, luci e altezza del piano oltre che consentendo o meno accesso alle diverse sale.
